Pengertian EIS ( Executive Information System )
- Menurut
Watson, EIS adalah system terkomputerisasi yang menyediakan akses bagi eksekutif secara mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan
dengan critical success factor ( factor penentu keberhasilan )
Sejarah EIS ( Executive Information System )
Executive
Information System (EIS) adalah satu jenis dari manajemen informasi
sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung dalam pembuatan keputusan
kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses
terhadap keduanya baik secara internal dan eksternal mengenai keterangan
relevan untuk menemukan gol strategis dari organisasi. Hal Ini biasanya
dipertimbangkan sebagai satu bentuk khusus dari satu sistem pendukung
keputusan (DSS).
Penekanan
dari EIS berada di atas peraga grafis dan mudah untuk pergunakan
sebagai interface pemakaian. Mereka menawarkan laporan yang kuat. Pada
umumnya, digunakan untuk menolong eksekutif tertinggi di perusahaan yang
besar dengan teliti, EIS dapat membandingkan, dan menyoroti variable
penting sehingga mereka dapat memonitor kinerja dan mengindentifikasi
kesempatan dan masalah.
Baru-baru
ini, EIS telah kehilangan ketenarannya karena dibantu oleh intelegen
bisnis (dengan area sub dari laporan, analitik dan papan peralatan
digital).
Secara
umum, EIS dikembangkan seperti mainframe program berbasis computer.
Tujuannya adalah untuk melindungi sekumpulan data dan untuk menyediakan
kinerja penjualan atau statistic riset pemasaran untuk membuat
keputusan, seperti halnya petugas keuangan, direktur pemasaran dan
petugas eksekutif pemimpin. Secara khusus, EIS menyediakan data yang
hanya perlu untuk mendukung keputusan level eksekutif dari pada data
bagi seluruh perusahaan.
Saat
ini, aplikasi EIS tidak hanya pada hirarki perusahaan, tetapi juga
dikomputer pribadi pada satu daerah jaringan local. EIS sekarang
melewati platform perangkat keras computer dan mengintegrasikan
keterangan menyimpan paada mainframe, computer pribadi dan minicomputer.
Hal ini memungkinkan karyawan dapat mempergunakan computer pribadi
mereka untuk memperoleh akses ke data perusahaan dan memutuskan data
yang relevan dalam pembuatan keputusan mereka.
Komponen EIS ( Executive Information System )
- Komponen dalam sebuah EIS dapat digolongkan menjadi :
a. Perangkat Keras (hardware)
b. Perangkat Lunak (software)
c. Pengguna Interface
d. Telekomunikasi
e. Aplikasi
f. Pabrikasi
g. Pemasaran
h. Keuangan
KarekteristikEIS ( Executive Information System )
- Karakteristik EIS meliputi :
a. Dibuat untuk individual executive users
b. Mengekstrak, menyaring (filter) , menyinkat dan melacak data yang penting / critical data
c. Menyediakan
on-line status access ( akses status online), analisa trend dan
drill-down ( yaitu memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau
data pendukung yang ringkas)
d. Mengakses dan mengintegrasikan data internal dan eksternal yang bersifat luas
e. Bersifat user friendly, untuk menggunakannya hanya dibutuhkan sedikit ketrampilan tanpa pelatihan
f. Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa perantara
g. Menampilan informasi grafik, tabular dan tekstual.
- Kemampuan tambahan yang dimiliki oleh EIS antara lain :
a. Memberikan dukungan dalam komunikasi elektronik (missal Email, Computer Conferencing dan Word Processing)
b. Mempunyai kemampuan analisa data
c. Mempunyai alat pengorganisasian
Model EIS
EIS
perusahaan biasanya terdiri dari stasiun-stasiun kerja eksekutif yang
terhubung melalui jaringan ke computer pusat. Kondisi ini disajikan
dalam gambar diatas. Konfigurasi stasiun kerja terdiri dari sebuah
computer pribadi dengan unit penyimpanan sekunder yang menyimpan basis
data eksekutif. Basis data ini memuat data dan informasi yang telah
diproses sebelumnya oleh kompetur pusat perusahan. Eksekutif akan
memasukkan permintaan informasi untuk mengeluarkan tampilan informasi
format awal atau untuk menjalankan pemrosesan dalam jumlah minimum.
Laporan format awal ini bertindak sebagai “dashboard” bagi eksekutif
untuk memonitor factor-faktor penting penentu keberhasilan organisasi.
Model
EIS juga menunjukkan komposisi computer pusat yang berhubungan dengaan
EIS. Data dan informasi dapat dimasukkan ke dalam basis data korporat
dari sumber-sumber eksternal, dan berita-berita serta penjelasan akan
peristiwa-peristiwa terbaru akan dapat dimasukkan oleh anggota staff
dengan mempergunakan stasiun kerja mereka masing-masing. Selain basis
data korporat, EIS meliputi kotak surat elektronik para eksekutif dan
koleksi piranti lunak yang menghasilkan informasi eksekutif.
Arus Informasi dalam EIS adalah sebagai berikut :
Alasan Penggunaan dan Pengembangan EIS ( Executive Information System )
- Tekanan
eksternal, yang berasal dari lingkungan di luar perusahaan dan bisa
meliputi gejolak lingkungan serta persaingan yang meningkat
- Tekanan
internal, yang meliputi adanya kebutuhan akan informasi baru, yang
lebih baik dan lebih tepat waktu, adanya keharusan untuk mengelola
organisasi yang semakin kompleks dan sulit untuk dijalankan serta adanya
kebutuhan akan system pelaporan yang lebih efisien
- Suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.
Keputusan Penerapan EIS ( Executive Information System )
- Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan yang perlu dilakukan:
1. Perlukah kita mengembangkan EIS? J
Jika jawabannya tidak, eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang.
Jika
jawabannya ya, maka eksekutif akan menyusun rencana dan tujuan
pengembangan dari system yang ada ( hal ini tergantung pada
masing-masing perusahaan).
2. Aapakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? J
Jika ada , gunakan peralatan lunak tersebut
Jika
tidak;, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah akan
menambah efisiensi jika dilakukan penambahan perangkat lunak
3. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai?
Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli;
jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software). Contoh-contoh perangkat lunak EIS siap pakai antara lain :
- Contoh
Perangkat lunak produktivitas perseorangan siap pakai adalah S/W umum
yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi
mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket
grafik, sistem manajemen proyek. Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus
dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.
- Contoh S/W awal EIS yang dirancang untuk mainframe adalah Pilot Executive Software, Inc.dari Boston dan Comshore, Inc. dari Aum Arbor, Michigan. Sekarang S/W untuk PC sudah banyak ada.
Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS ( Executive Information System )
- Para
eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3
konsep dalam EIS yaitu factor-faktor penentu keberhasilan (critical
success factors), management by exception dan model mental.
a. Critical Success Factor (CSF)
Dengan
EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan
dalam hal tujuan dan factor-faktor penentu keberhasilan. Faktor-faktor ini dalam setiap perusahaaanberbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan
Contoh :
Industri
kendaraan bermotor, CSF yang diyakini : model, jaringan dealer yang
efisien dan pengendalian biaya manufaktur yang kuat.
Industri
asuransi jiwa, CSF yang diyakini : pengembangan personil manajemen
agen, pengendalian personil administrative dan inovasi dalam menciptakan
produk-produk asuransi.
b. Management By Exception (MBE)
Diterapkan dengan cara membandingkan kinerja anggaran dan pelaksanaan aktualnya. Perbandingan
antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga
informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan
setiap permasalahan. Pie Chart menyajikan komposisi kinerja
actual , table menyajikan perbandingan aktula terhadap anggaran.
Software EIS dapat secara otomatis mengidentifikasi ‘exception’ agar
diperhatikan eksekutif.
c. Mental Models
Peran
utama EIS adalah membuat sari dari data dan informasi yangvolumenya
besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari inidisebut
penempatan informasi (information compression). Dimanamenghasilkan suatu
gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.Model tersebut
memungkinkan seseorang membuat penilaian danperkiraaan untuk memahami,
memutuskan tindakan yang perlu diambil danuntuk mengembalikan
pelaksanaannya.
Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental,
yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan,
untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil
dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk
mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).”
- Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :
1. Sponsor
eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif tingkat puncak,
lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan
mendorong penerapannya.
2. Sponsor
operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif
lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi
bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk
memastikan pekerjaan itu terlaksana.
3. Staf
jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi informasi
tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan system itu.
4. Teknologi informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.
5. Manajemen
data; data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan
jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down – dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.
6. Kaitan
yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil memecahkan
masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani
teknologi informasi.
7. Manajemen
atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu
upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah
tanggal tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.
8. Manajemen
atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen tingkat atas mulai
menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output
yang sama.
Penyebab kurang berhasilnya kinerja EIS ( Executive Information System )
- Tercatat
3 hal dominan yang menyebabkan kurang berhasilnya atau menurunya
kinerja EIS setelah diimplementasikan pada suatu perusahaan
a. Disebabkan
karena kesalahan pengertian cara kerja EIS itu sendiri yang dianggap
sebagai suatu system yang terpisah dari modul-modul teknologi informasi
lain dalam perusahaan. Modul EIS hanay melakukan peringkasan data dari
system basis data yang telah ada. Jika data pada database utama memiliki
struktur yang buruk maka informasi yang dihasilkan oleh system EIS pun
tidak memiliki kualitas yang baik
b. Disebabkan
karena tidak adanya prosedur yang baik untuk menjaga agar data yang
ada selalu up to date. Seringkali para eksekutif mengeluh bahwa laporan
EIS yang diterima sudah tidak sesuai dengan kebutuhan pada saat itu.
Jika modul EIS yang dimiliki terintegrasi dengan system basis data, maka
yang perlu dipelihara adalah keteraturan melakukan update data,
sedangkan jika system EIS tidak terintegrasi dengan system basis data
maka mekanisme yang harus dijaga adalah keteraturan melakukan
interfacing antara system basis data dengan modul EIS yang ada, baik
secara manual maupun dibantu degan program computer.
c. Disebabkan
karena modul EIS yang terlampau sederhana ( tidak banyak memiliki
fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan advance fitur) sehingga sulit
mengakomodasi kebutuhan masing-masing eksekutif yang kadangkala berbeda
satu sama lain dan dapat berubah – ubah sewaktu-waktu
Trend EIS di Masa Depan
a. Penggunaan EIS pada perusahaan besar menjadi umum.
b. Software EIS dengan harga lebih murah makin dibutuhkan.
c. SIM dan DSS masa depan akan menjadi seperti EIS saat ini.
d. Dibandingkan
aplikasi lain lebih banyak usaha yang dilakukan agar user menerima EIS.
Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi
banyak feature EIS, dirancang untuk manajer pada tingkat yang lebih
rendah.
e. Eksekutif akan mempertahankan komputer secara perspektif.